商务英语写作的问题风格

　　商务英语写作的问题风格：商务英语是专门用途英语(ESP)的一个分支，是商务共同体成员在从事国际商务活动时所采用的英语语言变体的总称;它并不是一种特别的语言，而只是英语在商务语境中的运用。商务英语就其语言本质而言，其语言基础建立在普通(通用)英语基础之上，并在商务领域内经常使用中产生的反映这一领域专业活动内容(包括商务背景知识和商务交际技能)的英语词汇、句型、文体等的有机总和，它属于特殊用途英语。

　　由于商务英语是商务知识和英语知识的综合，因而其语言有着鲜明的行业性特点和独特的语言风格。商务英语写作涉及商务业务知识、惯例和做法、语言修辞等诸多方面，特别是商务英语信函写作与一般英语写作是有差别的，主要体现在措辞、句型、修饰手段、语篇结构等语言体式上，因而也有其区别于一般英语写作的写作原则。

　　商务英语文书较为正式严谨，应遵循"5C原则”(The Five Principles)，即:Clarity(清楚)、Correctness(确切)、Conciseness(简明)、Consideration(体贴)、Courtesy(礼貌)。

　　1.Clarity(清楚)

　　商务写作要重点突出、层次分明并富有逻辑性。选词要明确具体，应给出具体的数据和事例，避免使用不确切或含糊的词。例如，请对方供货时，不要用“大量”、“很多”一类的词语，应给出具体数目或数量。同样，报价不能笼统地说“市场价格”或“合理价格”，应用数字具体说明价格是多少，用何种货币，如何结算，是否有各种附加费用等。答复对方的来信时，比较好说明该封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收悉”或“收到来信”等，因为来信可能不止一封。总之，表达一定要让对方清楚明白。

　　2. Correctness(确切)

　　商务写作可以作为合作双方权利和义务的书面凭证，准确无误是其重要的原则。恰当语言风格的选择、准确的措辞及标点符号、拼写和语法的正确使用对于准确传递信息来说都是必须做到的。用词不当或不准确，常常会使对方产生误解，甚至导致一方经济损失。除了恰当地使用商务术语外，商务文书中提到的时间、地点、品质、颜色、尺寸等都必须认真核实，发票、提单和信用证等的号码及单价、总价的金额数字也一定要准确无误。

　　3. Conciseness(简明)

　　商务写作中商务信函占很大的篇幅，商务书信是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一具体目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题;也不必要像书写私人信函那样，写入问候、寒暄一类的词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要做到有针对性，不能答非所问，更不能故意绕弯子，回避要害。鉴于商务信函往来涉及经济利益和经济责任，所谈事项必须观点明确。例如，答复对方订货要求时，必须将所供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等相关内容，尽可能详细地说明，切忌含混不清，以免日后纠纷。简单明了的商务文书能有效地节省写信人和收信人双方的时间，提高工作效率。在确保信息完整、准确而又不失礼貌的前提下，要尽量避免使用老式过时、拖沓冗长、可有可无的表达。

　　4. Consideration(体贴)

　　体贴主要是指在商务书信中，写信者要设身处地地为对方着想，尊重对方的利益，并考虑对方的风俗习惯，即根据不同商务文书或场合尽量采用“You-Attitude"(“对方态度”或“以您为先”)，尽可能避免“I-Attitude”或“We-Attitude "(“我方态度”或“以我为中心”)。换言之，如果同样能达到交流的目的，即使是传递负面消息，也应站在正面的立场上尽量使用积极的方式或语气来表达;避免用直截了当说明的方式(Direct Order)，比较好用间接或委婉的语气来表达(Indirect Order)。另外，还应该考虑到收信者的文化程度、性别等方面的因素。

　　例如，应尽量避免使用下列表达。

　　I have noticed that…

I regret to inform you that…

You failed to…It has come to my attention that…

I am writing to let you know that…I must let you understand that…

I shall be able to…

5. Courtesy(礼貌)

谦恭有礼不是仅仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌，以理服人。例如，收到对方来函，应尽快给予回复，拖延回信的做法是不礼貌的，甚至会给对方造成经济损失。

　　有效的商务沟通是建立在平等、信任和尊重的基础之上的。所以，在商务写作中，语言要简单、自然、热情、真诚且有礼貌，能够真实得体、客观公正。