会展项目管理案例

会展项目管理案例

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一、案例说明

根据以上针对项目管理的介绍及会展活动特性的分析，可以通过以下的整合案例，对项目管理及会展活动的结合进行更深人的理解。在这里，假设要进行的项目是一个包含开幕式、国际会议、展览与闭幕式的大型国际会展活动，其目的是邀请这个领域的国际知名人士前来参加开幕式、国际会议及闭幕式，展览的目的则是希望通过展览活动将这个领域的研究成果、应用方式及未来趋势介绍给主办城市的居民，从而扩大这些研究的效果与实用性。为了让这个会展活动顺利举行并圆满达成各项目标，该城市的市长希望由该城市的一所大学的校长担任组织委员会的主席，同时要求政府、公安、交通等各单位的领导担任委员.协助组委会主席进行规划与执行的工作。由于受邀前来的嘉宾除我国部级领导及学者院士包含外国政要.因此安全问题必须特别重视。

接受这项任务之后.该大学的校长立刻召开第一次筹备会议。经过协商与决议，会议必须建立一个以任务为导向的项目管理团队，以确保项目能够达成预定的目标。根据IPECC的项目划分方式.整个过程可以划分如下:

第一，起始阶段。

本阶段的主要任务是定义项目需求、界定预期的进度与目标、开始组织项目团队。换言之，起始阶段的目标就是将总目标划分为各个不同的子目标。通常这些子目标会以问题的方式提出。作为规划阶段的规划依据。本案中，分割出的子目标简述如下:

1，活动何时举行?

(2)活动由谁主持?

(3)预计邀请哪些嘉宾?

(4)开幕式的形式?(封闭式、半开放式、开放式)(5)预计多少人参观展览?收费还是不收费?

(6)展览的举行方式?

(7)接待方式与等级?

(8)如何落实安全维护?

(9)需不需要交通管制?

(10)需要多少人员?

(11)可以动用多少人员?

(12)是否可以取得外部资

(13)经费预算粗估?

(14)各主要工作的进行时间、先后顺序及动用的资源?

(15)预计达成的各项目标?

会议后决定由该大学的校长助理担任筹备委员会的主任委员，带领各相关单位的人员一起完成《活动企划书》，时间为一个月。

第二，规划阶段。

本阶段的主要任务是制订发展策略、计划执行的各阶段性目标与规划执行方案。需要明确界定所须达成的任务与达成任务的时间表.

并依据所需时间、经费与完成日期来预估成本。根据以上的各项问题与要求，筹备委员会将上述各项要求展开如下:

(1)活动于三个月后举行。

(2)活动由国务院派员李临指导及致词10分钟，市长担任主持人及致开幕词10分钟。

(3)活动预计邀请美国、英国、日本、德国、法国、加拿大等国的相关学者各2-3名前来参加，国内学者及院士约20名，其中国外及国内受邀学者专家各一位担任主题演讲者(Keynote Speaker)，其余分别陈述研究报告7-10分钟，报告完毕后，由该校校长主持现场讨论50分钟，并由副市长致闭幕词10分钟后结束.

(4)开幕式的形式采用半开放式，除了受邀嘉宾之外，对外开放200个名额，学生和市民以事先实名制登记方式取得入场券后方可进人参加，登记参加的市民除现场讨论时段外，不得现场提问。

(5)会议后的展览预计500人参观，采用免费方式进行，但参观者须填写个人基本数据及正确联络方式后方可人场参观。

(6)展览的举行方式采用静态或动态相结合的方式，并在室内进行。

(7)接待方式是，为国务院领导、院士、因外政要和主题演讲者提供全程商务舱机票.专车接送机服务，五星级酒店商务套间住宿及全程派遣专人照顾。其余国外专家提供全程经济舱机票，集体接送机服务、五星级酒店标准间住宿及派遣2-3名工作人员照顾.标签：会展项目管理案例