商务英语写作有哪些原则

　　商务英语写作有哪些原则？商务写作的六大原则要想写好一封规范、标准、得体的商务信函，必须具备良好的商务信函写作知识。尽管今天互联网的发展日新月异，解决了商务往来速度慢、时间长的问题，但传统的商务信函依然受到人们的青睐。商务书信格式正式，其构成要素和写信格式有着固定的范本，写作者在随意创新上要格外慎重，否则会带来商务交流的负面影响。商务信函写作应遵循以下原则:即准确(Correctness),清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)和礼貌(Courtesy )，也叫做商务写作的“6C”原则。

　　(一)准确(Correctness)

　　从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义:读者能理解、接受的英语水平;使用准确措辞，传达准确信息;正确地使用语法和标点符号;拼写正确。

　　1.恰当的语言风格。我们在撰写正式的商务英语函件时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。

　　2.准确的措辞和信息。商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用词简洁。商务英语写作应该特别注意措辞和信息的正确性。

　　3.正确的语法和标点符号。常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省略号等符号的使用。常见的语法错误一般出现在以下几个方面:主谓之间的一致关系;代词与先行词之间的一致关系;修饰语与被修饰语之间的一致关系;状语的位置。

　　4.单词的正确拼写。

　　(二)清楚(Clarity)

　　写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

　　1.逻辑布局(Logical Organization)。常用的逻辑布局方法包括:因果关系(Cause&Effect);时I1顺序(Chronological Development);序列顺序(Sequential Development);比较(Comparison);一般到特殊(From General to Specific);特殊到一般(From Specific to General).

　　2.合理构架句群与段落(Well-written Sentences and Para-graphs)。在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各利，长句、短句、简单句、复杂句等组合成长度恰当的段落。如:

　　Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400individuals. (poor sentence)Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states，it now employs nearly 400 individuals.(revised sentence)

3.统一性与一致性(Unity and Coherence)。一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其他的句子则围绕着主题句进行论证，全文就这样一步进一步、一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间、段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。

　　4.强调((Emphasis)。在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。

　　(三)简明(Conciseness)

　　简明是现代商务英语写作的发展趋势，是在确保内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既简短扼要，又不失完整与清晰。这是现代商务英语基本的要求，也是由商务写作的性质所决定的，因为商务写作属技术性写作而不是文学创作。

　　1.使用简洁的语言(Use simple language)。尽量使用诸如please, prefer, because这样简单的词语，避免使用如will you be good enough to, express a preference for, for the reason that这样冗长而又复杂的短语。

　　2.少用陈词滥调(Omit trite expressions)。下面给出的是一些常见的陈词滥调，如:it has come to my attention; at your earliest possible convenience; take the liberty to; due to the fact that; with kindest regards; avail yourself of this opportunity等。

　　3.避免冗长的表达方式和内容重复(Avoid wordy expressions and unnecessary repetition)。在不影响完整和礼貌的前提下，使用简短的语句来表达函件的内容，避免毫无意义的重复和废话。如:

　　We require full-automatic washing machine which is of the new type. (poor sentence)。

　　We require new-type full automatic washing machine. (revised sentence)。

　　4.删改无关紧要的成分(Remove unneeded facts)。如果句中的某些成分被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的画线部分被删去后并不影响句子的原意:It should be noted that this is the best we can do.

　　(四)具体(Concreteness)

　　商务英语写作要求函件内容书写具体而明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直截了当地传递信息、说明问题，切忌笼统模糊。尽可能地提供明确、具体的信息。使用具体词汇，避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

　　(五)完整(Completeness)

　　商务信函既要简洁，又要完整。应该一次提供所有必需的内容，完整达到说明的目的，而不必再写补充信函。如果是回信，就该就对方的所有问题予以明确的答复和说明。写信时谨记“六个W”:who, what, where, when, why,how。写完信后，仔细用这“六个W”进行检查，看是否遗漏重要信息。商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

　　(六)礼貌(Courtesy)

　　礼貌可以增进友谊，广结朋友，树立良好、诚恳的公司形象。

　　商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度。以下是几条有助于体现礼貌的写作方法:

　　1.使用礼貌友好的词汇，避免那些过分、冒犯和轻蔑的语言。

　　2.体谅对方的写作态度(You-Attitude)。写信时应牢记收信人的要求、需要和愿望，设身处地为对方着想，提出一些对收信人有益的建议。

　　3.措辞得体，避免使用有性别歧视之嫌的词语;体现出具有较高的道德素质和个人修养并休现出忠诚和诚恳。

　　4.及时答复来信也是一种礼貌的行为。