如何写好商务英语信函-写作的要点-写作原则

写作时应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。

首部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用以前的联系引出所要表达的东西，避免唐突。

第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。

第三部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时，可根据具体情况决定其是否应该留下。

第四部分一般是一些总结和结束句子，有的纯粹是一句客套语，这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中，结束语必须对照全文内容，以便自然不违和。

1.词语的准确无误

当你明确了要表达的想法时，要注意选用清晰、简单的词语，准确无误地表达你要传达的信息。避免用一些复杂、深奥的词汇。有些写信人认为复杂、深奥的词汇会让信件看起来更有水平，更重要些。

然而，复杂的词汇会增加对方读信的难度，甚至引起理解上的误会。通常，商务英语函电的撰写适合采用简单易懂的词汇。

2.代词的指代

注意代词指代的对象和关系代词前后的逻辑关系。一般来说，代词和关系代词用以修饰离它们最近的名词，并且与所指代的名词保持人称上和数量上的一致。但代词的不恰当运用，会引起表达上的歧义。

3.修饰词的位置

同一修饰词在句子的不同位置，句子意思和侧重点将完全不同。

1.清楚易懂原则

在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。

如果收信人未能读懂写作者的意思，无论信函多么正确，语言多么漂亮，整篇信函都将毫无意义。

2.谦恭礼貌原则

礼貌原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please” 或“Thanks”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。

在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。