初级商务英语写作技巧

如果你想报考bec商务英语初级考试，就要学习相关内容。比如进行bec初级写作时，就有很对的规范需要遵守。但是很多学生还是不知道如何把英语作文写好。下面就来看看这篇初级商务英语写作技巧吧。

(1)恰当的语言风格

我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。

(2)准确的措词和信息

商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。

(3)正确的语法和标点符号

常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。

常见的语法错误一般出现在以下几个方面：

①主谓之间的一致关系

②代词与先行词之间的一致关系

③悬垂句

④修饰语与被修饰语之间的一致关系

⑤状语的位置

(4)正确的拼写

一、信 头

在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。

发信人地址

一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。 传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

发信日期

日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。 传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

指定收信人姓名

在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。 如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。

称 呼

商业信件和传真常用以下方式开头：

1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

2、Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别);

3、Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

4、Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

称呼中的首 个单词和其他所有名词的首个字母均须大写。

事 由

写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

二、信 文

全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

三、信 尾

传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。

结尾敬辞

一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

信末签名

写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

Yours faithfully

For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

Yvonne Chong

Ms Yvonne Chong

Regional Sales Manager (Singapore)

信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。

口述者/打字员姓名缩写。

一、写给熟悉的同事

"Your proposal to Smith and Kline is super. We'll just need to hammer out the schedule. If we get the contract, I owe you lunch!"

因为对方是同一个部门，而且关系非常好的同事，所以Steven用了像"hammer out"，"I owe you lunch"这样的非正式用语，让这封邮件看起来非常随意亲切，而且拉近了他和同事之间的关系。在选择语言风格上，Steven考虑到了和对方的熟悉程度。

二、写给上司

"I think your proposal to Smith and Kline is excellent. I have marked a couple of places where I'm concerned that we are committing ourselves to a schedule that we might not be able to keep. If I can help in any other way, please let me know."

写给上司，语言自然不能像写给同事一样随意，但又不是过于死板，要客观的表达自己的观点，供上司参考，同时还要体现出对上司的尊重，所以Steven用了像"I'm concerned""committing ourselves to""If I can help"这样semiformal的表达，在这封邮件中，决定Steven语言风格的是职级关系。

三、写一封报告

Steven需要就此事写一封报告给公司的管理层，既然是报告，语言风格自然要比email更加正式。memo、email、letter、report、proposal，正式程度是有区别的。从文体上来说memo、email是偏向非正式的，而letter、report、proposal是偏正式的。Steven要写的是一份面向管理层的报告，语气自然需要体现出严谨、客观：

The Smith and Kline proposal appears complete and thorough, based on our department's evaluation. Several small revisions, however, would ensure that the company is not committing itself to an unrealistic schedule. These revisions are marked on the copy of the report attached to this message.

"complete and thorough"这样更加具体的词汇替代了"excellent、super"，而整个报告中都没有出现第一二人称"I"和"you"，用物来主语的情况，是正式语言的一个重要特征。写这封报告，steven考虑到的是文体形式。

看完这三封信，我们总结一下，Steven是如何选择合适的正式程度的。在选择语气的时候，需要考虑三点因素：和读者的熟悉程度、职级关系和文体形式。写给同事和老客户自然没有写给上司和新客户那样正式。当然除此之外，我们还有最后一个非常重要的因素需要考虑。

四、这是好消息吗

像我们开头举的例子一样，我们在传达好消息的时候，更倾向于随意、非正式的风格，这种风格更容易表达充沛的情感。而如果是坏消息，就不太适合非正式的风格了，比如公司要通知一个同事，他被辞退了，用"You get fired"显然是不合适的，这么草率、直接的表达，会让人难以接受。而如果换成这样，

"This letter confirms our discussion today that you are being laid off from your employment with xx company."

虽然换了包装也改变不了坏消息的本质，但正式的表达，会体现出这是个深思熟虑的决定，也体现了对读者的尊重。