工程合同怎样归档管理

建设工作档案归档和管理的有效展开需要充分引起建设企业的广泛重视，并且加大档案归档管理工作的宣传力度，积极展开信息化建设，严格执行档案管理的具体任务，那么工程合同怎样归档管理呢?现在，小编就整理出管理工程的相关信息。

(一)建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。档案部门要与办公自动化与信息管理部门通力合作，承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。体现电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。

(二)档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

(三)对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在储存电子文件的载体或者装具上应当注明反应其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

(四)通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

(五)对电子文件档案的标准化、规范化管理要求更高。电子文件档案的归档管理，要求文书档案管理工作贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中，通过网络平台实现的归档工作，每一个操作环节都体现了文件管理和档案管理的具体要求，需要以规范科学的管理为前提。这就必须要明确归档流程和归档环节，统一标准，对各归档部门的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分予以考虑，并能在具体操作中体现出来。

档案资料收集整理不够规范化

根据调查数据可以了解到，现阶段大多数建设企业在进行档案归档管理时，往往都不具备专业化的档案资料管理人员，大多都是雇佣临时兼职人员，其不但没有经过专业化的系统培训，自身档案归档管理水平也总体较差，进而导致档案资料在归档、管理工作行过程中都存在着较多问题，容易促使档案资料出现遗漏或是缺失等现象，不利于管理规划化展开。

档案资料管理人员意识较为薄弱

无论是对于什么类型的工程项目来说，其所涉及到的档案资料都是非常复杂，特别是在建设工程项目竣工之后提交的档案资料更多，在竣工完成之后，如果短时间范围内并没有出现任何质量性问题，可以顺利交接工程项目，施工团队也随之解散，但在此期间若是工程档案资料没有充分收集整理，便会对日后的档案管理工作带来更大难度。同时在档案资料有效利用时，其会适当参考借鉴一些工程决算或是竣工验收等资料，这样一来其他工程档案资料便会遭到忽视，大大降低了档案资料的总体利用率，无法保证档案资料管理的顺利进行。

保障建设工程档案的措施不健全

工程在建设的过程中，缺乏档案管理部门对工程的支持，包括一些工程的场所以及相关经费的支持，而且有的档案管理部门根本没有完善系统的设施和条件对工程的记录资料进行保管。有些县镇的城建档案馆会受到资金以及办公场所的限制，其档案管理的硬件设备无法进行完善，甚至有的距离达标还有很大的一段差距，这样的情况就会在一定的程度上阻碍了建设工程档案归档整理工作的进行。

积极构建健全的档案归档管理制度

若想充分保证建设工作档案资料的真实完整性，需要相关管理人员不断提高其资料管理力度，进而为档案信息的真实性和完整性提供良好保障。同时建设工程的各个单位还应严格遵守国家对于档案资料所指定的明确规定，不断完善单位内部规章制度，充分发挥施工单位、监督单位等综合性优势，保证档案资料的收集、整理及储存等所有环节都能保证其有效性，避免出现档案遗失或是错误等现象。

归档的全程管理与监控

档案在归档的过程中需要对其进行全程监管与控制，以保证档案的安全与完整。首先需要做的是档案前端的控制，信息化形式下的档案主要为电子文件的方式，前端控制主要是根据相关技术不断介入到管理系统中，利用适当的方式与系统融合在一起，这样能够很好地加强档案的管理与控制，并且还能减少其中的档案丢失现象，并且能够提升档案的质量，准确掌握归档的范围。其次是在文件的传输记录上进行管理与控制。档案经过归档之后，会存在很多的归档记录，为了更好地防止在归档过程中出现档案变化或是丢失，对其中的档案传输记录也需要进行全程的管理与监控。最后是在档案的归档过程中进行全程监控，档案的管理中心将归档档案进行详细的划分与整理，在整理的过程中对其进行全面的管理与监控，这样才能保证档案的质量。

建设工程的各种后续工作要和工程归档同步进行

以往在进行工程档案的归档管理时，建设单位往往都是先办理建设工程完工的档案认可书，然后到建设工程的备案机关进行建设工程完工的相关材料的办理，最后还要将一系列的材料和认可书交到建设工程档案部门来进行建设工程档案的归档。但是，这一流程存在着诸多问题。比如，有的建设工程在办理完完工档案之后，工程档案不受相关部门的监管，使得许多建设工程的档案长时间不归档。为了解决这一建设工程档案归档和管理的难题，相关部门应根据具体的工作情况以及建设工程的实际进行改革。比如，相关部门可以让建设工程档案的办理人员在进行完工档案的认可书办理时，也对档案的移交、归档进行办理，这样在一定程度上就解决了有些建设工程档案长时间不归档的问题。而且，这样的办法可以使建设工程的档案预验收认可同建设工程档案的归档同步进行。在这样的情况下，即使有些单位在进行预验收认可时其档案不能及时归档，也可以对负责人实行承诺制度，要求相关负责人在完工验收的两个月内进行档案的移交，如果不按照承诺书的承诺执行的建设单位，将对其下一个建设工程的完工档案不予认可，以此来对那些不进行建设工程档案归档的单位进行警示。