1.会议沟通的特征
广州华章教育小编认为会议沟通与日常工作沟通有很大不同。会议过程中存在特殊的交流方式、特有的效率，同时也有其不可避免的困难。
(1)群体性。会议是一种群体活动，参加会议的每个人都是这个群体的一员。这个群体可能是相对稳定的，可以维持较长的时间，如公司定期召开的董事会;也可能非常易变，其成员经常更换，如公司的新品发布会，与会者随着产品种类的变换而变化。
(2)有效性。会议较其他沟通方式，一个为显著的优点就是它将众多的人聚集在一起，让他们就某个问题互相交流经验、对策，这种集体的智慧往往比一个人的思考要科学、全面，更能解决问题。
(3)约束性。会议的决议对每个参加会议的人郁有较强的约束力，因为他们都是决议的参与判断者，尽管他们可能并没有对这件议案投赞成票。由于民主集中制是任何会议中起码的原则，不可能因为某个人的不同意见就改变整个群体的意志，所以大家都能接受并遵守会议整体通过的决议。
(4)耗时费力性。会议是一种耗时费力的活动，尤其当议而不决时，整个会议让人觉得拖沓冗长。会议的策划、组织、举办、收尾等一系列工作都牵涉大量人力、物力，因此公司
管理者在决定召开会议之前要先研究召开会议的必要性。
2.会议沟通中人的因素
特别值得注意的是，人的行为方式构成了对会议重要的影响。人们在组成会议群体之后，个人的和群体的行为与思维方式极大地影响甚至控制着整个会议进程。
(1)个人议程。与会者试图证明某件事(也许是个技术问题)，或者可能正试图为自己的职能部门争取一些有利条件。
(2)自我需求。有些人感到必须证明自己的能力和价值。
(3)个性。某个想凭借提建议往上爬的人与注重细节、循规蹈矩、已经批驳了很多建议的人之间的冲突。
(4)与某个人关系太过密切的创意。当人们提出创意的时候，他们往往把对这些创意的评论当作对自己人格的评论。这有点像“如果你不喜欢我的创意，就意味着你不喜欢我”。于是他们就会花大量的时间和精力为他们自己也不太有把握的建议进行辩护。
(5)等级制度。开会一般都是为了作出某项决策。这意味着改变工作方式，从而隐含着对过去状况的批评。这样在等级制度中处于低层的人就很难让别人听见自己提出的意见。
会议为个体提供了表现的机会。组织内部使用的权力和影响大多数是通过等级制表达出来的。随着等级的减少，人们被迫更多地参与跨职能部门的工作，而在工作小组里，没有多少人欣赏其职能部门背景、职位或技术地位。在某种程度上，开会取代了等级结构作为主要论坛的地位。
这样，当谈到开会时，很多人都会感到必须突出表现自己，以树立自己的技术资格、职位资格或知识资格。要在人们对会议的个人需求和取得实质性进展的要求之间取得平衡有时是非常困难的。
(6) WIIFA1(what's in it for me，这里面有我什么好处)。每个人都想从自己参加的会议中得到点什么，如声望、决策、认同、社会关系、信息、权力。除非你能预料到人们的“WIIFM"并且能够满足他们的要求，否则这些要求往往会破坏你的会议计划。
(7)群体思维遵从。由相似的人组成的群体很容易取得一致意见，他们相互强化对方的看法，结成小集团，排斥任何对其提出的建议的批评。这些舒适的、相互奉承的小集团很少能提出有益的建议，他们总是忽视环境中的变化或者对这些变化重视不足，在很多情况下，这种作风使他们的组织陷入灾难，因为他们找不到新的方法应付变化的环境。
(8)“满足”。这是“满意”和“足够”两个词的混合。指的是在人们承受要求他们不断取得进展的压力下，很多团队如何根本不尝试寻找另外一个可能更好的建议，就抓住第一个胃出来的建议不放。
(9)语言问题。指的是为讨论而讨论，因为人们喜欢交换看法时的辩论。虽然这有助于激发人们的智力潜能，但很难带来实际行动。
影响会议效率的因素中包含了沟通中的主、客体分析能够改善的技术。为了管理会议中的这些因素，你必须随时警惕这些行为，并对其作出反应。你必须建立一个安全岛，让所有与会者都能畅所欲言，严厉对待出于自身目的而对会议进行的干扰，鼓励积极的创意，平衡与会者的贡献等。
会议综合开发了群体效率。它将众多的人聚集在一起，让他们就某个问题互相交流认识、经验、对策，这种集体的智慧往往比一个人的思考要科学、全面，更能解决问题。当你找来一个3人组成的营销开发小组，让他们聚集在一起两天时间.开发出明年的营销行动计划时，他们只用较少的时间就能把这件事做好。一旦他们分开，就很难再实现什么重大的变化了。虽然如此，但是若不能积极管理会议过程，常常会无法完成会议的内容。
3.会议的时间效率周期
由于会议成员个人因素、客观特征等影响，会议并不是一直都保持着同样的效率。一个被称为开会的生产率生命周期图中的能量曲线可以很清晰地表达这一结果。
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