会计数据输入功能的基本要求

　　在会计电算化条件下，会计数据的输入方式包括手工录入、存储介质导入以及由其他业务系统传入等。输入的数据主要有三大类:初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。

　　(一)对初始数据输入的基本要求

　　会计核算软件应当具备以下初始化功能:

　　(1)输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等;

(2)输入需要在本期进行对账的未达账项;

　　(3)选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等;

　　(4)定义自动转账凭证;

　　(5)用户设置，包括设置每个用户的登录名、登录密码、姓名、操作权限等。

　　会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。由于初始化工作是对会计数据的直接输入和修改，因此，在初始化工作结束并经确认后有关功能应当随之关闭，以防止用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改。

　　(二)对记账凭证输入的基本要求

　　会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入内容包括记账凭证日期、记账凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件张数等。其中，记账凭证编号可以由手工输入，也可以由软件自动产生。软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

　　(三)对记账凭证的控制功能

　　会计核算软件应当提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度的要求:

　　(1)正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存;

　　(2)以代码方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称;

(3)借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存;

(4)有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存;

　　(5)正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存;

　　(6)会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核功能，但对于审核通过后的记账凭证，应当不再允许修改;对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核。发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“一”表示;(7)对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入权、修改权和审核权。

　　(四)对原始凭证输入的基本要求

　　原始凭证的输入可采取以下两种方法:

　　(1)在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。如果输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应予以提示并拒绝通过。审核入员在对记账凭证进行审核的同时，会计软件应将输入的所附原始凭证同时提交审核。

　　(2)在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证的，由会计软件自动生成记账凭证。会计软件应当提供对已经输入但未审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，才能生成相应的记账凭证。

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